Eti d.d.

Od leta 1950 pa do danes se je ETI razvil v enega vodilnih svetovnih proizvajalcev rešitev za stanovanjske in poslovne inštalacije, distribucijo električne energije za nizko in srednjo napetost ter močnostno elektroniko in polprevodnike, poleg tega pa proizvaja tudi izdelke tehnične keramike, orodja in naprave ter izdelke iz plastike in tehnične gume. Koncern ETI zaposluje več kot 1600 ljudi, svoje izdelke pa prodaja v več kot 60 držav po celem svetu.

Opis okolja

Eti d.d. je srednje veliko podjetje, ki za svoje učinkovito delovanje potrebuje tudi kompleksno organizacijsko strukturo. Poslovni procesi, ki se izvajajo v organizaciji so kompleksni in se najpogosteje izvajajo na podlagi določenih dokumentov, ki se obravnavajo na različnih organizacijskih nivojih in lokacijah. Pri izvajanje procesov na klasični način, torej na podlagi papirnatih dokumentov, so se pojavljale različne težave, ki so ovirale poslovanje: izguba dokumentov (pogodb ,računov), zelo dolgi časi za izvedbo določenega procesa (računi so se potrjevali tudi več kot 2 tedna) , ni ustreznega nadzora in kontrole (podatki na potnih nalogih so bili nepravilni), informacije niso bile dosegljive odgovornim osebam (dostop do arhiva pogodb je bil počasen in neučinkovit), … V ETI-ju so se odločili, da bodo uvedli informacijski sistem, ki bo na enoten način reševal področje obvladovanja procesov in dokumentov. Največ problemov se je kazalo na področjih: likvidacije vhodnih računov, podpisovanjem in arhiviranjem pogodb, potnih nalogih in tehnični dokumentaciji.

Rešitev

V podjetju smo s pomočjo rešitve 3K Document Cycle vzpostavili sistem za obvladovanje internih procesov in dokumentacije. Glede na želje in probleme s katerimi se je srečeval naročnik smo za vsa področja obvladovanja procesov in dokumentacije vzpostavili enotno informacijsko rešitev, katero je mogoče nadgrajevati in dopolnjevati. V prvi fazi smo podprli področje arhiviranja in podpisovanja pogodb, nato pa so sledila še ostala področja, kot so: potrjevanje vhodnih računov, spremljanje okoljske zakonodaje, potni nalogi, proces spremembe tehnične dokumentacije, potrjevanje kreditnih limitov, projektna dokumentacija in ostalo.

Prednosti

Rešitev 3K Document Cycle je postalo nepogrešljivo orodje za obvladovanje različnih internih procesov povezanih z dokumentacijo. Z uporabo rešitve so se pokazale naslednje prednosti:

Povečan pretok dokumentov. Elektronski dokumenti kroži po podjetju veliko hitreje kot papirnat. Ker sistem uporabnika vodi po procesu se uporabniku ni potrebno ukvarjati z distribucijo temveč samo s svojim delom. Kot primer lahko navedemo,da se po uvedbi rešitve proces likvidacije posameznega računa zaključi v 3 delovnih dneh.
Nadzor nad izvajanjem procesov. Ljudje, ki so odgovorni za izvajanje posameznih procesov imajo v vsakem trenutku informacije kje se določeni dokumenti nahajajo in kakšen je njihov status. Na podlagi teh informacij pa lahko tudi dodatno ukrepajo. Pri tem jim pomaga tudi sistem za obveščanje po elektronski pošti.
Prenova procesov. Glede na analizo izvajanja poslovnih procesov in odkrivata ozka grla pri posameznih procesih, so se začele izvajati optimizacije poslovnih procesov. V Eti-ju so tako s pomočjo rešitve 3K Document Cycle optimizirali procese podpisa pogodb, potrjevanje potnih nalogov in likvidacije računov.
Enoten arhiv dokumentov. Z rešitvijo se je vzpostavil enoten arhiv, kar uporabnikom bistveno skrajša čas za dostop do določenega dokumenta. Največ koristi enotnega elektronskega arhiva se je pokazalo na področju pogodb in računov.

Gmajna 16
1236 Trzin

Telefon: 01 5620 720
Faks: 01 5620 721
E-pošta: info@3k-it.si
Internet: www.3k-it.si