Študije primerov | Tetol d.o.o.Termoelektrarna Toplarna Ljubljana (TE-TOL) je največja soproizvodnja toplotne in električne energije v Sloveniji. TE-TOL oskrbuje več kot 90 odstotkov potreb po toplotni energiji v sistemu daljinskega ogrevanja Ljubljane, kar predstavlja približno 50 odstotkov potreb po toplotni energiji v sistemu daljinskega ogrevanja Slovenije. Podjetje nudi tudi sistemske storitve za elektro-energetski sistem Slovenije. Politiko kakovosti vodijo v skladu s standardom SIST ISO 9001, certificiranim leta 1997, in standardom SIST EN 14001, certificiranim leta 2002. TETOL je veliko podjetje, ki zaposluje okoli 300 ljudi. Opis okoljaV podjetju TE-TOL so ugotovili, da za obvladovanje poslovne dokumentacije potrebujejo ustrezno informacijsko podporo. Vsak dan v podjetje prihaja veliko število dokumentov, ki jih je potrebno ustrezno zavesti in razporediti po organizaciji. Pri tem so se zaposleni soočili s problemi kot so, nepotrebno kopiranje, počasna distribucija dokumentov, kakor tudi izguba samih dokumentov. Poleg vhodne pošte pa v TE-TOL-u obravnavajo tudi dokumente interne narave (tehnična dokumentacija, ISO dokumentacija, obvestila…), katere arhiv predstavlja tudi prostorski problem. Največja težava z obvladovanjem zgoraj naštete dokumentacije pa se je kazala pri sami dostopnosti do dokumentov. Za pridobitev posameznega dokumenta, bodisi je bila to prejet dopis, tehnična risba, pogodba, navodilo ali interno obvestilo, so zaposleni porabljali ogromno časa. Arhiv dokumentov je bil težko dostopen, hkrati pa so se delali t.i. lokalni arhivi dokumentov, kar je privedlo do nepotrebnih stroškov. Poleg zgoraj navedenih zahtev je bil cilj projekta uvesti sistem, ki je nastavljiv in ga je mogoče dopolnjevati. RešitevV TE-TOL-u smo glede na postavljene zahteve vzpostavili sistem za upravljanje dokumentacije v elektronski obliki 3K Document Cycle. Za namen elektronskega arhiviranja dokumentov in skeniranja dokumentacije smo 3K Document Cycle integrirali s produkti IMiS. V prvi fazi smo podprli segment obvladovanja vhodne pošte, ki skrbi za vnos, distribucijo in pregled nad arhivom vhodne pošte. Prav tako smo v tej fazi podpri segment tehnične dokumentacije. V TE-TOL-u so vso obstoječo dokumentacijo(projekte, načrte, risbe,…) pretvorili v digitalno obliko, ki smo jo nato avtomatično uvozili v rešitev. Nato so postopoma sledila ostala področja uvedbe, ki so zajemala področja interne dokumentacije podjetja: obvestila, dokumentacija služb, ISO dokumentacija, obvladovanje presoj in ostalo. PrednostiRešitev 3K Document Cycle v povezavi s produkti IMiS sedaj v podjetju predstavlja glavni sistem za obvladovanje in arhiviranje poslovne dokumentacije. Glavne prednost se kaže v povezavi z uvedbo enotnega elektronskega arhiva, ki uporabnikom omogoča takojšen dostop do dokumentov ne glede na vrsto: vhodna pošta, tehnična risba, obvestilo, navodilo, pogodba…. Prav tako so se zmanjšali stroški kopiranja dokumentov in stroški obvladovanja fizičnega arhiva. Največja prednost sistema pa se kaže v njegovi nadgradljivosti, ki podjetju omogoča, da širi njegovo uporabo glede na potrebe organizacije. |
Gmajna 16 | Telefon: 01 5620 720 |  |  |