Upravljanje z dokumenti

Organizacija dokumentov

Za učinkovito spremljanje dokumentacije so v 3K Document Cycle določene vrste dokumentov, ki so organizirane v drevesni strukturi. Nastavitev strukture je prilagodljiva, zato da rešitev čim bolj ustreza potrebam podjetja. Vsaka vrsta dokumenta nosi tudi informacije o pravicah dostopa in morebitnem poslovnem procesu. Tipične vrste dokumentov so: račun, ponudba, pogodba, help desk zahtevek itd.

Vnos dokumentov

Integriran zajem (skeniranje) tiskanih dokumentov v elektronsko obliko, prenos datotek vseh formatov iz računalniških medijev, prenos iz elektronske pošte. Opredelitev vrste dokumenta in vnos opisnih (meta)podatkov, ki so nastavljivi. Sistem glede na opredeljeno vrsto poskrbi za pravilno razvrstitev, pravice dostopa in morebitni začetek delovnega procesa.

Učinkovito iskanje dokumentov

Iskanje po kategorijah je iskanje po opisnih podatkih, npr. nazivu podjetja, datumu prihoda, številki računa ... Drug način je iskanje po vsebini, ki poteka podobno kot iskanje preko katerega od spletnih iskalnikov (za iskani pojem nam sistem ponudi ovrednotene zadetke).

Povezovanje dokumentov

Sistem omogoča vzpostavitev povezav med dokumenti in povezovanje dokumentov v mape. Medsebojno povezovanje dokumentov olajšuje spremljanje poslovnega procesa (npr. ponudb, naročil, dobavnic, računov), povezovanje v mape pa pomeni združevanje dokumentov po skupnem kriteriju (npr. vsi dokumenti, ki so del projektne mape).

Elektronski arhiv

Sistem omogoča centralno elektronsko hrambo dokumentov različnih formatov (DOC, PDF, TIF, HTML …). Za shranjevanje na daljši časovni rok in za zagotavljanje zakonskih zahtev elektronskega arhiva je sistem možno povezati z drugimi arhivskimi sistemi.

Varnost in sledljivost

Dokumenti v sistemu imajo poslovno vsebino, zato je pomembno, kdo lahko dostopa do posameznega dokumenta in kdo ga lahko spreminja. S pomočjo organizacijske sheme, definiranih vlog in nastavljivih pravil sistem avtomatično nastavlja pravice dostopa. V posebnih primerih je mogoča ročna nastavitev pravic dostopa za vsak dokument posebej.
Za vsak dokument je vedno zapisana celotna sled, kaj se je s tem dokumentom dogajalo.

Integracija

3K Document Cycle je del nekega informacijskega sistema organizacije, zato se na več ravneh povezuje z njegovimi ostalimi deli:

povezava z ERP sistemi (npr. SAP, Pantheon …),
povezava z elektronsko pošto – zajem dokumenta, avtomatično obveščanje itd.,
povezava z MS Office orodjem,
povezava z ostalimi arhivskimi sistemi.

Gmajna 16
1236 Trzin

Telefon: 01 5620 720
Faks: 01 5620 721
E-pošta: info@3k-it.si
Internet: www.3k-it.si