Urejena poslovna dokumentacija
Dokumenti, ali elektronski ali papirni, so ključni del vsakega podjetja. Vsakodnevne aktivnosti zaposlenih vključujejo vodenje in udeležbo na sestankih, izpolnjevanje obrazcev, ustvarjanje dokumentov, izmenjavo dokumentov med sodelavci in zunanjimi partnerji ter arhiviranje, pri katerih v takšni ali drugačni obliki nastaja poslovna dokumentacija. Za delo z dokumenti imamo seveda na voljo najrazličnejša orodja in naprave kot so elektronska pošta, pisarniški paketi, skupni diski, orodja za neposredno sporočanje, storitve za izmenjavo datotek, optični čitalniki, večnamenske naprave in mobilni telefoni.
Kljub ogromnemu napredku računalniške tehnologije in kopici naštetih orodij ter naprav pa ugotovitve v podjetjih kažejo, da pri obvladovanju poslovne dokumentacije še vedno nastopa preveč papirja, elektronski dokumenti so shranjeni in deljeni na različne načine, ki pa so velikokrat neučinkoviti, brez nadzora in prepuščeni odločitvi posameznika. Tudi v današnjih časih torej brezpapirno poslovanje oziroma vsaj poslovanje z zmanjšano količino papirja večinoma ostaja zgolj neuresničen cilj.
Prednosti pravilno uvedenega dokumentnega sistema:
- prihranek časa pri izpolnjevanju obrazcev in ustvarjanju dokumentov,
- prihranek časa pri iskanju in arhiviranju dokumentov,
- izboljšana varnost pri dostopu do dokumentov,
- izpolnjevanje standardov za skladnost dokumentov,
- dokumentni sistem kot osrednja zbirka znanja,
- večja preglednost in razpoložljivost dokumentov v podjetju.